1. Проблемы, риски и способы решения
1.1. Публичные таблицы и открытые формы с данными
Проблема
На сайте использовалась публичная таблица с данными. Даже если это данные за прошлый период, сама модель работы неправильная. Персональные данные детей и родителей не должны находиться в открытых внешних таблицах.
Чем опасно
Любая открытая таблица - это риск просмотра посторонними лицами, распространения ссылки, копирования данных и дальнейшего использования этой информации против родителей и сотрудников. Для учреждения это также означает риск претензий по 152‑ФЗ и вопросы к организации обработки персональных данных.
Как решить
- Полностью удалить все открытые таблицы, формы и ссылки, через которые можно получить доступ к данным.
- Если такой процесс действительно нужен, заменить его на встроенные формы внутри сайта.
- Сделать закрытый раздел для сотрудников, где заявки будут обрабатываться внутри системы, без иностранного сервиса Google Excel или сторонних открытых сервисов.
- Разделить формы по задачам: запись на получение путевки, запись на заключение договора, запись на встречу с психологом, подача обращения, запись к руководителю.
1.2. Отсутствие в реестре Роскомнадзора по предоставленной проверке
Проблема
По ИНН 6661099600 организация отсутствует в реестре Роскомнадзора. Для учреждения, которое работает с персональными данными детей, родителей и сотрудников, это вопрос, который нельзя оставлять без внимания.
Чем опасно
Если организация обрабатывает персональные данные и сведения об операторе не оформлены или не актуализированы, это создает прямой правовой риск. В такой ситуации проблема не только в сайте, а в документообороте и в формальном статусе обработки данных.
Как решить
- Провести полную проверку процессов обработки персональных данных.
- Подготовить пакет документов для включения в реестр Роскомнадзора или для актуализации сведений.
- Описать цели обработки, категории данных, категории субъектов, состав информационных систем, ответственных лиц и процессы работы с сайтом.
- Привести сайт, формы и внутренние процессы в соответствие с этими документами.
1.3. Зависимость от платформы MagicSite и внешней админки
Проблема
Сайт работает на платформе MagicSite. Вход администратора вынесен во внешний контур cp.edusite.ru. Это означает зависимость от чужой платформы, чужих правил, чужих ограничений и чужой логики развития.
Чем опасно
Такой сайт сложно подстроить под реальные нужды учреждения. Нельзя гибко реализовать формы, личные кабинеты, разграничение ролей, нестандартные процессы и внутреннюю автоматизацию. Кроме того, есть техническая и организационная зависимость от внешнего решения.
Как решить
- Полностью отказаться от MagicSite.
- Разработать новый сайт на собственной платформе под задачи учреждения.
- Сделать отдельную внутреннюю панель для руководителя и сотрудников.
- Сделать новый адаптивный дизайн, современную структуру разделов и функционал, который нужен именно этому садику.
1.4. Публичная почта на внешнем сервисе
Проблема
Для связи используется адрес на yandex.ru. Для учреждения это выглядит как временное решение, а не как нормальная корпоративная коммуникация.
Чем опасно
Письма проще подделывать, сложнее выстроить единый порядок работы с учетными записями, а внешний вид переписки для родителей и партнеров менее официальный.
Как решить
- Зарегистрировать почту на собственном домене учреждения.
- Сделать отдельные адреса для разных задач: общий адрес, обращения, документы, техническая связь.
- Настроить базовую почтовую защиту и единый порядок доступа сотрудников.
1.5. Избыточно открытые данные сотрудников
Проблема
На сайте открыто размещается большой объем данных о сотрудниках. Само по себе наличие информации о персонале допустимо, но ее объем и способ подачи нужно пересматривать.
Чем опасно
Чем больше информации о сотрудниках находится в открытом доступе, тем проще злоумышленнику подготовить правдоподобный звонок, письмо или сообщение от имени руководства, родителя, подрядчика или коллеги.
Как решить
- Оставить только те сведения, которые действительно нужны для публичного раздела.
- Убрать избыточные персональные детали.
- Переработать страницу сотрудников так, чтобы она оставалась полезной для родителей, но не давала лишнюю информацию для социальной инженерии.
1.6. Сайт не снижает ручную нагрузку на сотрудников
Проблема
Сейчас сайт в основном информирует, но почти не помогает в ежедневной работе. Большая часть процессов остается в звонках, почте, переписках и ручном переносе данных.
Чем опасно
Это создает постоянную нагрузку на заведующую, администрацию и сотрудников. Заявки теряются, ответы дублируются, данные собираются вручную, а часть времени уходит на повторяющиеся действия.
Как решить
- Сделать внутри сайта систему обращений и заявок.
- Сделать внутреннюю панель, где все запросы видны в одном месте.
- Добавить статусы заявок, историю обработки, комментарии сотрудников, фильтры и поиск.
- Настроить шаблонные ответы и уведомления по этапам обработки.
1.7. Нет личного кабинета родителя
Проблема
Родитель не видит свои обращения, заявки, записи и ответы в одном месте. Из-за этого все общение распадается на разные каналы.
Чем опасно
Сотрудники получают лишние звонки и повторные вопросы. Родителям приходится заново уточнять информацию, а часть обращений обрабатывается дольше, чем могла бы.
Как решить
- Сделать личный кабинет родителя.
- Показывать там все заявки, обращения, статусы, историю ответов, записи, уведомления и документы.
- Добавить возможность подать сообщение об отсутствии ребенка, записаться на встречу, загрузить документы и получить ответ без лишней переписки.
Основная идея: не просто исправить сайт, а превратить его в рабочую систему для руководителя, сотрудников и родителей.
2. Дополнительные улучшения
Раздел для новых родителейПошаговая информация о поступлении, документах, сроках и порядке действий.
Онлайн-записьЗапись на ключевые процессы без телефонных согласований.
Электронные обращенияСохранение всех обращений и ответов внутри сайта.
Система уведомленийПодтверждение заявки, напоминание о встрече, изменение статуса.
Документы и памяткиШаблоны документов и полезные материалы для родителей.
Мобильная версияУдобная работа с сайтом с телефона.
Новая структураБыстрый доступ к важным действиям без поиска по множеству страниц.
Новый дизайнСовременный внешний вид, соответствующий уровню учреждения.